Actividades mensuales

Con el fin de mejorar el servicio de suministro de materiales, se informa a toda la Comunidad sobre el procedimiento para la solicitud de materiales a los Departamentos: Almacén y Compras; los formatos a utilizar  y el cronograma para el primer semestre del año 2017.

Cronograma

suministros

Esta planificación debe ser respetada por toda la Comunidad. Existirán casos de emergencias que debemos atender, sin embargo, si se planifica correctamente, estos casos disminuirán. La idea es evitar generar costos adicionales de compras a la Universidad.

  • Solicitudes al Departamento de Suministros:

Se dividirán en dos partes:

1.- Papelería.
2.- Ferretería, Equipos, Material de Limpieza, Material Impreso, Uniformes, Víveres (entre otros).

1.- Papelería

El Dr. Oscar Belloso Medina, a través del Vicerrectorado Administrativo, autorizó la tercerización del almacén de papelería de la Universidad, por lo que Papelería Esteva El Tránsito, C.A. será el único responsable en suministrar papelería dentro de la Institución, siendo el principal objetivo de este convenio que el personal cuente con el material necesario para el desempeño de sus labores. A continuación la descripción del procedimiento para la solicitud de papelería bajo este convenio:

  • La solicitud de papelería se debe hacer exclusivamente a través del formato Formato Solicitudes de Papelería Convenio URBE- Papelería Esteva, C.A.
  • Sólo se podrán solicitar los materiales disponibles en la lista despegable, en caso de ser un producto con características especiales y que no esté en el referido catálogo, existe en el formato una sección donde se puede colocar ese producto.
  • Los productos que están disponibles en la lista desplegable son los autorizados para el correcto funcionamiento de un departamento.
  • Las solicitudes sólo pueden ser enviadas vía correo electrónico a la siguiente dirección: suministros@urbe.edu por el jefe o responsable del departamento (no se aceptarán de otras personas), y serán recibidas en el tiempo establecido en el cronograma.
  • Todas aquellas solicitudes fuera de la fecha o “URGENTES”, tendrán un recargo adicional para la Universidad del 10% del monto de la compra por departamento solicitante y el número mínimo a solicitar es de 10 productos. (Estos casos requerirán autorización del Rector).
  • Las compras “URGENTES” tendrán una respuesta por parte del proveedor en 24 Horas.
  • La Papelería está comprometida con la Universidad en mantener un stock de los productos descritos en la lista despegable para garantizar la operatividad.
  • Cualquier información adicional, favor comunicarse con la Lcda. Yngrid Ballesteros (8470) o con el Lcdo. Darwin Lozano (8960), quienes con gusto les atenderán.

2.- Ferretería, Equipos, Material de Limpieza, Material Impreso, Uniformes, Víveres (entre otros).    

  • Toda solicitud de este material debe ser realizada con el Formato de Solicitud de Materiales (PC-SDM-0001), asimismo debe ir firmada y sellada por el Jefe del Departamento que requiera el mismo, sólo se recibirán solicitudes que no posean tachaduras o enmendaduras (Siga las instrucciones de llenado del formato).
  • Los departamentos deben planificar su consumo, sin generar pequeños almacenes, el propósito es optimizar el uso de los recursos.
  • Las solicitudes pueden enviarse en digital al correo suministros@urbe.edu 
  • Para la adquisición de activos, la solicitud debe estar autorizada por el Departamento de Bienes.
  • El propósito de la planificación del consumo mensual es minimizar las emergencias, es decir, NO SE ACEPTARÁN PEDIDOS DE EMERGENCIAS, por lo que se solicita tomar las previsiones respectivas.
  • De existir alguna EMERGENCIA IMPORTANTE, debe ser canalizada por el Departamento de Suministros, en caso de que éste no pueda suplir la necesidad, enviarán la solicitud al Departamento de Compras.

Departamento de Compras:

El Departamento de Compras no recibirá ninguna solicitud, éstas deben ser canalizadas exclusivamente por el Departamento de Suministros.

  • De existir algún requerimiento de un producto de emergencia y el Departamento solicitante haya canalizado por sus propios medios el presupuesto del producto y/o servicio, se debe llenar el formato Justificación de Adjudicación Directa (PC-JAD-0001)  adjunto en este correo, el cual deberá estar firmado por el solicitante y refrendado por el Vicerrector del área.
  • El Departamento de Almacén sólo pasa una vez al mes solicitudes al Departamento de Compras, por lo que agradecemos tomar las previsiones.
  • En los casos de adquisición de productos importados, deben considerar que los tiempos de entrega pueden variar entre 4 y 6 semanas, y en algunos casos entre 8 a 12 semanas, por lo que se recomienda tomar las previsiones necesarias para garantizar la operatividad de las áreas.